Workspace Coordinator (m/w/d)

Ruby Paul, als Teil von Ruby Workspaces, gehört zu der jungen und schnell wachsenden Hospitality-Gruppe Ruby, mit bestehenden Hotels und Workspaces in Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich, sowie viele weitere im Bau befindliche Projekte in ganz Europa. Die in München ansässige Gruppe um den Gründer und CEO Michael Struck bringt mit Ruby Workspaces Lean Luxury in die Bürowelt: ein Standort im Herzen der Stadt, Top-Design und hochwertige Ausstattung. Durch eine schlanke Organisation und die Konzentration auf das Wesentliche schafft Ruby eine zeitgemäße, bezahlbare Form von Luxus für moderne, kosten- und stilbewusste Kunden.

Flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsräume in zentraler Lage, ausgestattet auf hohem Niveau. Wir schaffen Raum für Macher die neue Wege gehen, die Zukunft gestalten und lieber zum Kern der Dinge vordringen, als nur an der Oberfläche zu kratzen, genau wie wir.

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erster Ansprechpartner für alle Mieter und Gäste unseres Workspaces und übernimmst  Office-Führungen und Besichtigungen
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, bist Gastgeber und Hauptansprechpartner vor Ort und somit verantwortlich für die Kundenzufriedenheit
• Nimmst Anrufe entgegen und bist für die Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie die Inventur
• Stellst Sauberkeit und Ordnung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mieter und bist Ansprechpartner und Markenbotschafter für alle Belange des Workspaces 
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
• Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietern um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting- und Eventflächen
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege der Kundendatei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen 
• Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistern

Melde dich bei uns, wenn du:

• Bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt hast - vielleicht auch schon im Ausland
• Über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität verfügst 
• Eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kollegen mitbringst
• Ein hohes Qualitätsbewusstsein besitzt
• Bedürfnisse erkennst und unseren Mietern hierbei beratend zur Seite stehen kannst
• Ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten bist und professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung umgehst
• Nachhaltig denkst und proaktiv dabei hilfst, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken zählen kannst 
• Sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen bist
• Deutsch und Englisch fließend beherrschst

Ruby bietet dir:

• Unbefristete Arbeitsverträge, denn du bist Teil unserer Ruby Family von Tag eins
• Viel Platz für deine kreativen und innovativen Ideen
• Einen nachhaltigen Onboarding-Prozess mit intensiver Einarbeitung und stetiges on-the-job-Training
• Stetig neue Möglichkeiten der persönlichen Entwicklung, das Übernehmen von Verantwortung und attraktive Aufstiegschancen - Gestalten steht vor Verwalten
• Reisemöglichkeiten im In- und Ausland
• Unschlagbare Mitarbeiterraten für dich und deinen travel buddy in allen Ruby Hotels
• Natürlich auch für deine Familie & Freunde exklusive Raten in allen Ruby Hotels
• Einen „Grow the Ruby Family“ Bonus von 600€, wenn wir über dich neue Teammitglieder einstellen
• Coole Teamevents und After Work Veranstaltungen in lockerer Atmosphäre
• Corporate Benefits und Zugang zu Futurebens – einer Plattform für nachhaltige Brands
• Die Möglichkeit ein Sabbatical zu machen, wenn du mal eine Auszeit brauchst
• Kommunikation auf Augenhöhe ohne unnötige Floskeln
• Vertrauensarbeitszeit
• Einen stylischen Arbeitsplatz im Herzen der Stadt
• Noch viel mehr - so be part of it and stay tuned ?
  

Nicht alles aber dafür das Richtige. Das ist unsere Philosophie: Lean Luxury.

Luxus heißt für uns unkomplizierter Komfort anstatt Förmlichkeiten. Inspirierende Menschen statt schöner Fassaden. Seele und Charakter anstatt Hochglanz-Oberflächen. Schlank heißt für uns, nichts bezahlen zu müssen das man nicht braucht oder will. Unwichtiges einfach weglassen, ganz konsequent. In einem Hotel im Herzen der Stadt brauchen wir kein Restaurant und keinen Roomservice. Dafür wollen wir eine lässige Bar, die rund um die Uhr geöffnet ist. Wir brauchen keine riesigen Zimmer, weil Luxus auch auf kleiner Fläche geht. Aber wir wollen, dass alles seinen Platz hat und das Wichtigste perfekt funktioniert: Connected sein, schlafen, sich frisch machen.

Wir haben Spaß an dem was wir tun und nehmen uns selber nicht immer all zu ernst. Mit Leidenschaft und Herzblut bieten wir kosten- und stilbewussten Reisenden mehr als nur ein Bett: das Gefühl angekommen zu sein, da wo das echte Herz der Stadt schlägt.

Unser Team wächst stark. Wir betreiben gemeinsam mehrere Hotels in Deutschland, Österreich, den Niederlanden, der Schweiz und Großbritannien, weitere in ganz Europa sind bereits im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury-Philosophie neue Wege, in der Hotellerie und bald auch in anderen Geschäftsfeldern. Daher erwartet dich bei uns ein spannendes, innovatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und vielen Entwicklungsmöglichkeiten.

Werde Teil unseres Teams – Make it your own story!