Pre-Opening Manager

Eine Position, die in keinem Lehrbuch zu finden ist.
November 13, 2015

Das Hotel bzw. der gastronomische Betrieb erstrahlt in vollem Glanz, die Grand Opening Ceremony ist perfekt organisiert und die Eigentümer (Investoren) und die eingeladenen Ehrengäste sind hoch zufrieden, die Mitarbeiter sind gut geschult und glücklich, die Endreinigungsarbeiten hinter sich gebracht zu haben und sich endlich um reale Gäste kümmern zu können und die Anfangsauslastung des Betriebes entspricht entgegen den negativen Voraussagen von sogenannten gutmeinenden Fachleuten exakt dem erstellten Budget für das erste Jahr. Schlichtweg eine gelungene Eröffnung eines neuen Hotels/Resorts und eine Bereicherung der touristischen Gegebenheiten der betreffenden Region.

Um all diese positiven Aspekte zu ermöglichen, ist eine bestens organisierte und perfekte Pre-Opening-Zeit erforderlich. Hier ist eine Person mit Ihrem Team am Arbeiten, die das Pre-Opening im Bereich Operation leitet und den Betrieb und seine Mitarbeiter in die erarbeitete Richtung leitet (Philosophie und Zielgruppe eines Unternehmens) – der Pre Opening Manager (P.O.M.).

Die Position des P.O.M. ist die eines Verbindungsgliedes zwischen Eigentümern, Konstruktionsfirma und Architekten sowie den örtlichen Behörden. Die Aufgabe des P.O.M. ist es, die Visionen und Vorstellungen der Eigentümer oder Betreiberfirma in die Realität umzusetzen und das Unternehmen zu einem effizienten, qualitäts- und kostenorientierten sowie der Klassifizierung entsprechenden Betrieb aufzubauen. Der P.O.M. ist in seiner Position während dieser Zeit für den gesamten Aufbau des Betriebes zuständig und verantwortlich – sei es die Erstellung der entsprechenden Manuals und Mitarbeiterhandbücher sowie deren Umsetzung, die Festlegung des gesamten organisatorischen Ablaufes mit Zeit- und Durchführungsvorgaben sowie eines Gesamtkonzeptes, die Rekrutierung seines Mitarbeiterstabes (nach der Eröffnung als Mitarbeiter im Betrieb eingesetzt) sowie deren Trainings- und Schulungsprogrammen einschließlich der zukünftigen Managementebene. Der Aufbau sämtlicher Departments ist genauso eine Selbstverständlichkeit wie die Erstellung von Budgets und Visibility-Studien, die permanente Kontrolle seiner Mitarbeiter anhand der delegierten Aufgaben oder die vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten und Reiseveranstaltern. Unabdingbar ist auch die Mitsprache bei den verwendeten Materialien und Ausstattungselementen des Betriebes in Bezug auf spätere Pflege und Reinigung sowie der Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien in Zusammenarbeit mit den Architekten und Designern sowie die Einhaltung des vorgegebenen Budgetrahmens.

Eine Person also, die auch die Fähigkeiten, das Durchsetzungsvermögen und Auftreten hat, sich für den gesamten Aufbau verantwortlich zu zeichnen und auch den Mut hat, Entscheidungen von Seiten der Eigentümer oder Architekten in Frage zu stellen, wenn diese nicht dem Gesamtkonzept entsprechen und durch korrekte Argumentation zu korrigieren.

Eines bedarf der P.O.M. mit absoluter Sicherheit während dieser Zeit – die Nichteinmischung seitens nichtqualifizierter Dritter (auch wenn die noch so gut gemeint sind) während dieser ohnehin konzentrationsreichen Zeit. Es ist nun mal Tatsache, dass sehr viele Investoren branchenfremd sind, sich plötzlich zum professionellen Hotelier geboren fühlen, durch permanente Anrufe und sinnlose Kontrollen den Tagesablauf erheblich beeinträchtigen und dabei eines vergessen, dass der P.O.M. mit seinem Team deren Investment dazu benützt, um einen profitablen und renommierbaren Betrieb für den Eigentümer aufzubauen – also wöchentliche oder wie immer vereinbarte Reports sind unumgänglich und fördernd, unqualifizierte Einmischung ist störend.

Das Profil eines P.O.M.

Die Position des P.O.M. wird in keiner Hotel- oder Berufsschule gelehrt und rekrutiert sich aus langjährigen Erfahrungen und aufmerksamen Lernen aus der Praxis in nationalen und internationalen Betrieben. Auf Grund der An forderungen muss der P.O.M. Kenntnisse in allen Bereichen und Departments eines Hotelbetriebes vorweisen können. Das Idealalter für diese Position liegt bei zwischen 40 und 50 Jahren. In diesem Alter hat die betreffende Person eine Menge an Höhen und Tiefen dieser Branche miterlebt und verfügt über den ausreichenden Schatz an Know-how.

Gefragt sind für diese Position allerdings keine Einzelgänger, die in Rambo-Manier ihre vermeintlich richtige und einzige Meinung durchsetzen wollen, sondern Gruppendynamiker, die das Können und die Fähigkeit haben, Ihr Können entsprechend den Richtlinien des Betriebes an die Mitarbeiter in lang anhaltender Weise weiterzugeben und den richtigen Mittelweg in Fragen der Motivation und Schulung finden.

Über eines muss der P.O.M. sicherlich verfügen – sehr breite Schultern und eine Engelsgeduld. Als Ansprechpartner in allen denkbaren Fragen muss er immer die passende Entscheidung und Antwort parat haben (ohne die langfristige Auswirkung der Entscheidung zu übersehen) und dabei die unterschiedlichen Mentalitäten in den verschiedenen Ländern sowie den vorhandenen Ausbildungstand seiner Mitarbeiter mit einbeziehen.

Sollten alle diese Voraussetzung gegeben sein, ist man noch lange kein P.O.M. Der größte Hemmschuh eines P.O.M. in seinem Beruf ist sein Privatleben. Die entsprechende Person muss die Möglichkeit haben, lange Zeit ohne Unterbrechung in einem fremden Land zu weilen, sich der Kultur, Religion und Mentalität anzupassen um nach Eröffnung des Betriebes und erfolgreicher Übergabe nach kurzem Urlaub sich wieder in ein anderes fremdes Land zu begeben. Die Hotellerie ist ohnehin nicht als familienfreundlich einzustufen und diese Position schon in keinster Weise – Ablenkungen durch private oder familiäre Probleme können ein Pre-Opening stark verzögern oder unmöglich machen und führen meistens zur Trennung mit dem Auftraggeber wobei die Leidtragenden die Mitarbeiter, der Betrieb an sich sowie alle miteingebundenen Drittpersonen (Lieferanten etc.) sind. Der Spruch „Ein neuer Besen kehrt gut“ ist hier unpassend, nachdem die Pre-Opening-Zeit ein sehr kompakter Ablauf ist, der kaum eine gröbere Störung verschmerzt und eine neue Person sich erst in die Denkweise des Vorgänger versetzen muss.

Grosse Unternehmen verfügen über ein eigenes Pre-Opening-Team, welches die Konzernstruktur in den neuen Betrieben umsetzt – das Gros sind allerdings Einzelbetriebe, die auf die Dienste eines P.O.M. angewiesen sind und dem auch vertrauen. Dadurch bedingt diese Position auch eines unternehmerischen Denkens, entsprechendes Auftreten und die notwendige Durchsetzungskraft, allerdings auch visionäres Denken um sich Planzeichnungen bereits in der Realität vorstellen zu können um notwendige Änderungen im Vorfeld durchzuführen.

Die Position ist an und für sich gut dotiert (meist Basisgehalt mit Prämien), bietet ein enormes Maß an persönlicher Verwirklichung sowie Verantwortung und Loyalität. Nachdem allerdings nicht alles Gold ist was glänzt, muss man auch mit kaum Freizeit, knappen Budgets, viel Improvisationstalent und harten Verhandlungen klarkommen. Bedenken Sie eines – Sie sind Vater, Mutter und Psychiater in einer Person und die einzige Motivation die sie bekommen, ist der Spiegel in dem Sie mit Ihrem Spiegelbild zufrieden sind und sollten Sie sich für diesen Weg entscheiden denken sie vorher genau über das Wort „Verantwortung“ nach.

Nach erfolgreicher Übergabe des Betriebes den zufriedenen Ausdruck in den Gesichtern der Mitarbeiter, Eigentümer oder Gästen zu sehen, die positiven Eindrücke in den nächsten Betrieb mitzunehmen um sie dort einfließen zu lassen sowie neben einer korrekten Abrechnung (leider noch immer nicht alltäglich) auch ein ernstgemeintes „Dankeschön“ zu bekommen, dieses Gefühl kann einen keiner nehmen.

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